Meet In Wales Privacy Notices

The Meet In Wales team at the Welsh Government, respect and wish to protect the privacy of the users of our services. The privacy notices below set out the details in relation to information collected.

Meet In Wales Marketing Newsletter and Ambassador Programme Privacy Notice

Meet In Wales Business Clients

Meet In Wales Industry Partners

Meet in Wales Global Tourism Marketing and Product Distribution

Meet In Wales Industry Partners Newsletter

Welsh language notices

Cwrdd yng Nghymru – Hysbysiad Preifatrwydd Tanysgrifiad Cylchlythyr a Rhwydwaith Llysgenhadon Cymru

Cwrdd yng Nghymru – Partneriaid Diwydiant Croeso Cymru

Cwrdd yng Nghymru – Hysbysiad Preifatrwydd Cylchlythyr y Diwydiant

Marchnata a Dosbarthu Cynhyrchion Twristiaeth yn Fyd-eang

Meet in Wales Privacy Notice

Visit Wales is the tourism marketing department of the Welsh Government. Welsh Government is the data controller for the information you provide when completing newsletter sign up forms on the website and will process it as part of undertaking our duties in promoting and supporting the tourism sector in Wales.

Newsletter Subscription

When you complete your details on the Meet in Wales newsletter subscription form and opt in to receive the Meet in Wales newsletters, you provide your consent for Visit Wales to use your personal information to administer your email account and provide any products and services you have requested from us. 

We will send you news and information that we feel will be of interest to you from time to time about Wales as a business events destination including new venues, itineraries, team building ideas and events you may be interested in depending on your role, company type and location.

Ambassador Wales Network

When you complete your details on the Ambassador Wales form and chose to join the network, you provide your consent for Visit Wales to use your personal information to administer your email account and provide any products and services you have requested from us. 

We will send you news and information and engage with you as a member of the Ambassador Wales network.

You are free to unsubscribe from the Newsletter and/or the Ambassador Wales Network at any time by clicking the unsubscribe link in any email you receive from us or you can email us at meetinwales@gov.wales. 

Following industry standard practice when you unsubscribe, your email address will be retained on a system suppression list to ensure you no longer receive emails from Visit Wales. We regularly refresh our mailing list and will remove your details from our system if you do not open any of our emails sent to you over a three-year period. 

Your rights

Under the data protection legislation, you have the right:

• to access the personal data the Welsh Government holds on you
• require us to rectify inaccuracies in that data
• to (in certain circumstances) object to or restrict processing
• for (in certain circumstances) your data to be ‘erased’
• to lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO) who is the independent regulator for data protection.

If you want to exercise any of these rights, please contact us using the details provided below.

General Enquiries to:

meetinwales@gov.wales

If you have any concerns with how your personal data is being processed, you can contact the Welsh Government Data Protection Officer: 

Data Protection Officer
Welsh Government
Cathays Park
CARDIFF
CF10 3NQ

Email address: DataProtectionOfficer@gov.wales

Complaints to:

You can also lodge a complaint with the Information Commissioners Office (ICO) who are the supervisory authority for data protection in the UK: 

Information Commissioner’s Office - Wales
2nd Floor
Churchill House
Churchill Way
Cardiff
CF10 2HH

Telephone – Helpline 029 2067 8400 (Wales Helpline) or 0303 123 1113 (UK Helpline)

Fax - 029 2067 8399

Email - wales@ico.org.uk 

Website: www.ico.org.uk

Updated 23 March 2022

Section 1 – Purpose for collecting the personal data

In order to receive information and support from Welsh Government and its promotional team including Visit Wales, Meet In Wales and Event Wales team, we will need to collect and process some information about you. Welsh Government will use your information to provide ongoing support, grant funding requests and business opportunities which might be of interest or benefit your company. We undertake this in order to fulfil our public task to support and promote the Welsh tourism sector. Welsh Government will be the data controller for personal data detailed in this notice. A core part of our function is to facilitate, promote and aid in selling the tourism and business events products and services in Wales. The level of support could include; advice, information, guidance and possibly introductions or referral service if it’s relevant to other individuals and businesses. 

We may also use your personal data to contact you to help us monitor the state of business coming to Wales to evaluate and inform policy and future planning.

Information collected will include:

Individual names, job titles, business address, contact information (including telephone, e-mail addresses and website) and information about your business, including the business type and key sector interests. It will also include details of previous meetings and interactions with Wales and information on the prospective events for Wales.

Section 2 – Sharing the data

Your company details may be processed by relevant Welsh Government departments and shared with third parties delivering services on behalf of Welsh Government. Your information may also be shared with other businesses and stakeholders solely for the reasons stated in this notice and where applicable they will respond direct to your queries. or for introductions and referrals as stated in this notice if relevant to your services.

Potential referrals may involve one or more of the following,

• To other public bodies and Welsh Government Departments. e.g. Welsh Government International Offices, Business and Regions, Trade and Invest, finance and grant funding departments where applicable;
• To external Wales industry stand partners who are exhibiting at a live or virtual exhibition or show alongside Meet In Wales representing Wales on behalf of the Welsh Government (stand partner details will be listed on the Wales information page for the event). 
• To external providers delivering support services contracted by Welsh Government. e.g. VisitBritain, to deliver on territory support.
• To other businesses and relevant stakeholders to facilitate supply chain opportunities and business development.
• The information collected will also be used by the Welsh Government to monitor business to Wales, influence policy and future planning. As such your business details will be shared with organisations contracted by Welsh Government to solely undertake research and evaluation.

Section 3 – Information Retention

All information you provide will be stored securely on servers located in the United Kingdom and used in full accordance with the UK General Data Protection Regulations, the EU General Data Protection legislation and the Data Protection Act 2018.  Any information required to be shared will adhere to the Welsh Government’s Data Sharing policy and industry best practice.

Your details will be retained by Welsh Government for 7 years after last contact in line with Welsh Government Records Management & Retention Policy ‘To promote ongoing economic development opportunities’

Individual Rights   

You have the following rights:

• Access to the business data that we are processing about you;
• Require us to rectify inaccuracies in that data;
• The right (in certain circumstances) to object to or restrict processing;
• The right (in certain circumstances) for your data to be anonymised;
• Lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO) who is our independent regulator for data protection.

Welsh Government Grant Funding

All information submitted to us in pursuance of Event Wales funding, including any personal data we collect will be managed in accordance with the advice in this guidance and the Welsh Government’s Privacy Notice for Grants

General Queries to: 

meetinwales@gov.wales

Complaints to

Information Commissioner’s Office – Wales
2nd Floor
Churchill House
Churchill Way
Cardiff
CF10 2HH

Telephone: 029 2067 8400
Fax: 029 2067 8399
Email: wales@ico.org.uk

Updated 4 April 2022

When you register to become a Visit Wales / Event Wales / Meet In Wales industry partner either by:

• Signing up to the Meet In Wales industry newsletter
• Booking as a partner on a Visit Wales stand at our business to business events or on a Wales stand at supplier events 
• Supply services for familiarisation visits
• Self register as a Wales supplier for business events on our website
• Industry representative for Event Wales/ Meet In Wales either on the generic Industry group meetings and business events product lead, and or as a representative for a specific group for Business Events, including but not exclusive to The Ambassador Wales Conference Group or Event Wales Industry Advisory Group

We collect personal information from you. This information is required for the purposes of the exercise of our official authority. Our function as a Welsh Government is to market and promote Wales to the UK and overseas as a business events friendly destination. A core part of our function is to facilitate, promote and aid in selling the business events products and services in Wales, in so doing promoting Welsh businesses. Therefore the personal information we will collect includes:

• Your company business name and job title and any other colleague names e.g. additional delegates, or colleague nominated to receive information in your absence  
• Contact telephone number, email address and emergency contact information where applicable such as event attendance on a Wales stand.

We process this personal information in the following ways:

• In order to fulfil bookings on the stands or to fulfil familiarisation visit bookings and handle business requests
• To inform and give you the opportunity to be an Event Wales/ Meet In Wales Industry Partner at future events Event Wales/ Meet In Wales  are attending 
• To request images, content news stories and other content to support promotion of Wales for Business Events or Event Wales
• We will provide your details on to potential business clients interested in bringing business to Wales
• Following events or meetings with potential Wales business clients, a member of the Event Wales/ Meet In Wales team will contact you with any follow up enquiries from events relevant to your company in order for you to follow up directly with the client
• Where we work with you directly with other Welsh Government departments aligned to your product such as but not exclusive to Business Marketing and Tourism Marketing, or through a contractor to support business delivery, such as, but not exclusive to; event management services, Business Events Wales Ambassador Conference Programme, educations and skills, familiarisation visits, PR companies, research companies etc, we will provide your details to an assigned contact within the company for direct contact. Contact can be made either by email, telephone, online meetings or in person to liaise with you for planning, engagement, and meetings as part of the business requirement area.  
• We will provide your details to a third party research company in order to provide  research statistics and information to the Welsh Government which will influence policy and future planning
• If you have attended a Business-to-Business event with us, we will send you a post event survey to complete, which will be used to influence future decisions for Wales delivery work including event presence
• We will use the details you provide in the reporting templates we provide to you to regularly measure and track business developed which is directly associated with event attendance or familiarisation visit inclusion as part of the Event Wales/Meet in Wales delivery programme
• Unless other arrangements have been made with the Welsh Industry the above companies will destroy personal data at the end of the contract terms. 

If Event Wales/ Meet In Wales is not the main event organiser then your information will be passed to third party event organisers and stand holders to fulfil bookings; this will be stated on event booking forms. Where you, as an Event Wales/ Meet In Wales industry partner, have agreed to be included in a familiarisation visit either run by Event Wales/ Meet In Wales or a third party contractor/ organiser such as VisitBritain then we will pass on your contact details in order to fulfil bookings. No personal information about individuals working in companies will be shared with any 3rd party organisation that is not associated with the work being carried out by Event Wales/ Meet In Wales as detailed above. 

We will hold the details on a secured server for 10 years after the last contact had with you. Event Wales/ Meet In Wales, as part of the Welsh Government has a legal obligation to keep audit trails of Wales industry partners who attended events which will be used as evidence on attendance by the industry when providing reports to support and identify the value on public spend which are/ or could be in the public interest.

You have the right to access the personal data we are processing about you, rectify inaccuracies, in certain circumstances object to processing or erasure of your data and lodge a complaint.  We will update your personal details as you provide us with new information. 

You can find out what information Visit Wales has in relation to you and your business by emailing meetinwales@gov.wales. 

If you have any concerns with how your personal data is being processed you can contact the Welsh Government Data Protection Officer:

Data Protection Officer
Welsh Government
Cathays Park
CARDIFF
CF01 3NQ

Email address:  DataProtectionOfficer@gov.wales

You can also lodge a complaint with the Information Commissioners Office (ICO) who are the supervisory authority for data protection in the UK:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Telephone – Helpline: 029 2067 8400 (Wales Helpline) or 0303 123 1113 (UK Helpline)

Website: www.ico.org.uk

Introduction/Background
Welsh Government (Visit Wales) are supporting the Welsh tourism industry by seeking to raise awareness of the services available to promote businesses in the sector. Visit Wales have contracted North Wales Tourism for and Mid Wales Tourism to carry out a communications exercise on its behalf.

If you decide to promote your business through these services, it may require the processing of some personal data about you in order to:

1. Stay in contact with you and discuss whether the opportunities are right for your business
2. If you wish, refer you to 3rd parties who can help promote your business through their services (e.g. https://www.txgb.co.uk/)
3. If you wish, refer your information to Visit Wales to promote your business through their services

The Welsh Government will be Data Controller for personal data processed for these purposes. If you choose to be referred to a 3rd party service provider you are advised to familiarise yourself with their specific privacy policies.

What personal information do we need to process?
If you engage with Welsh Government and its promotional team including Visit Wales, Meet In Wales and Event Wales team, we will need to process your name, contact email and telephone number. We will also need to know information about your business to ensure we can provide you with effective support.

What is the Lawful Basis for processing?
Your personal data is processed as part of Welsh Government’s public task; that is, exercising our official authority to undertake the core role and functions of the Welsh Government to support and promote the Welsh tourism industry. Whether you choose to engage with this marketing and communications exercise to promote your business is completely voluntary.

How long will we keep your personal information?
The Welsh Government will keep your personal information for a period of 1 year after you have concluded your engagement with us. If you are referred to a service provided by Welsh Government you are advised to refer to the Privacy policies for that specific service as these may vary.

Your rights:
Under the UK GDPR you have the following rights;

• To access a copy of your own data;
• For us to rectify inaccuracies in that data;
• To object to or restrict processing (in certain circumstances);
• For your data to be ‘erased’ (in certain circumstances); and
• To lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO) who is our independent regulator for data protection.

Contact Information
If you have any questions about the marketing detailed in this policy, please contact: Meet in Wales.

If you have any questions relating to this privacy notice or about how Welsh Government handle your personal information, please contact our Data Protection Officer:

Welsh Government, Cathays Park, Cardiff, CF10 3NQ,

Email: DataProtectionOfficer@gov.wales.

If you wish to contact the Information Commissioner the contact details are:

Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Phone: +44 (0)1625 545 745 or +44 (0)303 123 1113. Website: Information Commissioner's Office (ICO)

Here at Visit Wales, Meet In Wales, we take your privacy seriously. Visit Wales is the tourism marketing department of the Welsh Government.

If you sign up to the industry Meet In Wales newsletter then we will only use your personal information to administer your account and to provide the products and services you have requested from us.

We will send you updates about business events in Wales including general updates, plans, event and exhibitions, familiarisation visits and industry meeting invitations you may be interested in depending on your role, company type and location.

You are always free to unsubscribe at anytime by clicking the unsubscribe link in any email you receive from us or you can email us at meetinwales@gov.wales.

Following industry standard practice when you unsubscribe your email address will be retained on a system suppression list to ensure you no longer receive emails from Visit Wales. We regularly refresh our mailing list and will remove your details from our system if you do not open any of our emails sent to you over a three year period.

If you have any concerns with how your personal data is being processed you can contact the Welsh Government Data Protection Officer:

Data Protection Officer
Welsh Government
Cathays Park
CARDIFF
CF10 3NQ

Email address: DataProtectionOfficer@gov.wales

You can also lodge a complaint with the Information Commissioners Office (ICO) who are the supervisory authority for data protection in the UK:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Telephone – Helpline: 029 2067 8400 (Wales Helpline) or 0303 123 1113 (UK Helpline)

Website: www.ico.org.uk

Hysbysiad Preifatrwydd Cwrdd yng Nghymru

Croeso Cymru yw adran marchnata twristiaeth Llywodraeth Cymru. Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth a ddarperir gennych wrth lenwi ffurflenni cofrestru cylchlythyr ar y wefan a bydd yn ei phrosesu fel rhan o'n dyletswyddau wrth hyrwyddo a chefnogi'r sector twristiaeth yng Nghymru.

Tanysgrifiad Cylchlythyr

Pan fyddwch yn llenwi eich manylion ar ffurflen tanysgrifio cylchlythyr Cwrdd yng Nghymru ac yn dewis derbyn cylchlythyrau Cwrdd yng Nghymru, rydych yn rhoi eich caniatâd i Croeso Cymru ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol i weinyddu eich cyfrif e-bost a darparu unrhyw gynhyrchion a gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt gennym ni.

Byddwn yn anfon newyddion a gwybodaeth atoch a fydd, yn ein barn ni, o ddiddordeb i chi o bryd i'w gilydd am Gymru, fel cyrchfan digwyddiadau busnes gan gynnwys lleoliadau newydd, teithiau, syniadau adeiladu tîm a digwyddiadau y gallai fod gennych ddiddordeb ynddynt, yn dibynnu ar eich rôl, math o gwmni a lleoliad.

Rhwydwaith Llysgenhadon Cymru

Pan fyddwch yn llenwi eich manylion ar ffurflen Llysgennad Cymru ac wedi dewis ymuno â'r rhwydwaith, rydych yn rhoi eich caniatâd i Croeso Cymru ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol i weinyddu eich cyfrif e-bost a darparu unrhyw gynhyrchion a gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt gennym ni.

Byddwn yn anfon newyddion a gwybodaeth atoch ac yn ymgysylltu â chi fel aelod o rwydwaith Llysgenhadon Cymru.

Mae croeso i chi ddad-danysgrifio o'r Cylchlythyr a/neu Rwydwaith Llysgenhadon Cymru ar unrhyw adeg drwy glicio ar y ddolen dad-danysgrifio mewn unrhyw e-bost a dderbyniwch gennym neu gallwch anfon e-bost atom yn meetinwales@gov.cymru .

Yn dilyn arfer safonol y diwydiant pan fyddwch yn dad-danysgrifio, bydd eich cyfeiriad e-bost yn cael ei gadw ar restr atal system i sicrhau nad ydych yn derbyn e-byst gan Croeso Cymru mwyach. Rydym yn adnewyddu ein rhestr bostio yn rheolaidd a byddwn yn tynnu eich manylion o'n system os na fyddwch yn agor unrhyw un o'n negeseuon e-bost a anfonir atoch dros gyfnod o dair blynedd.

Eich hawliau

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawl:

• cael mynediad i'r data personol y mae Llywodraeth Cymru yn ei ddal amdanoch chi

• ei gwneud yn ofynnol i ni gywiro gwallau yn y data hwnnw

• i (mewn rhai amgylchiadau) wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu

• i'ch data gael ei 'ddileu' (mewn rhai amgylchiadau)

• cyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef y rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os ydych am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion isod.

Ymholiadau Cyffredinol i:

meetinwales@gov.cymru

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ

Cyfeiriad e-bost: DataProtectionOfficer@gov.cymru

Cwynion at:

Gallwch hefyd gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef yr awdurdod goruchwylio ar gyfer diogelu data yn y DU:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru
2il Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH

Ffôn – Llinell Gymorth 029 2067 8400 (Llinell Gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (Llinell Gymorth y DU)
Ffacs - 029 2067 8399
E-bost - wales@ico.org.uk

Gwefan: www.ico.org.uk

Diweddarwyd 23 Mawrth 2022

Cyflwyniad / Cefndir

Mae Llywodraeth Cymru (Croeso Cymru) yn cefnogi’r diwydiant twristiaeth yng Nghymru drwy geisio codi ymwybyddiaeth o’r gwasanaethau sydd ar gael i hyrwyddo busnesau yn y sector. Mae Croeso Cymru wedi gofyn i Twristiaeth Gogledd Cymru a Twristiaeth Canolbarth Cymru gynnal ymarfer cyfathrebu ar ei ran, o dan gontract.

Os ydych yn penderfynu hyrwyddo eich busnes drwy’r gwasanaethau hyn, mae’n bosibl y bydd angen prosesu data personol amdanoch er mwyn gwneud y canlynol:

1. Cadw mewn cysylltiad â chi, a thrafod ai dyma’r cyfleoedd cywir ar gyfer eich busnes
2. Eich cyfeirio at drydydd partïon, os ydych yn dymuno, a all helpu i hyrwyddo eich busnes drwy eu gwasanaethau (e.e. https://www.txgb.co.uk/)
3. Cyfeirio eich gwybodaeth at Croeso Cymru, os ydych yn dymuno, er mwyn hyrwyddo eich busnes drwy eu gwasanaethau

Llywodraeth Cymru fydd y Rheolydd Data ar gyfer data personol a brosesir at y dibenion hyn. Os ydych yn dewis cael eich cyfeirio at wasanaeth trydydd parti, rydym yn eich cynghori i ymgyfarwyddo â’i bolisïau preifatrwydd penodol.

Pa wybodaeth bersonol y mae angen inni ei phrosesu?

Os ydych yn ymgysylltu â Llywodraeth Cymru a’i thîm hyrwyddo, gan gynnwys Croeso Cymru, Cwrdd yng Nghymru a Digwyddiadau Cymru, bydd angen inni brosesu eich enw, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn. Bydd angen inni gael gwybodaeth am eich busnes hefyd er mwyn sicrhau ein bod yn gallu eich cefnogi’n effeithiol.

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu?

Mae eich data personol yn cael ei brosesu fel rhan o dasg gyhoeddus Llywodraeth Cymru, sef arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru er mwyn cefnogi a hyrwyddo’r diwydiant twristiaeth yng Nghymru. Mae cymryd rhan yn yr ymarfer marchnata a chyfathrebu hwn er mwyn hyrwyddo eich busnes yn gwbl wirfoddol.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

Bydd Llywodraeth Cymru’n cadw eich gwybodaeth bersonol am flwyddyn ar ôl i’ch ymwneud â ni ddod i ben. Os ydych yn cael eich cyfeirio at wasanaeth a ddarperir gan Lywodraeth Cymru, rydym yn eich cynghori i gyfeirio at bolisïau preifatrwydd y gwasanaeth penodol hwnnw oherwydd eu bod yn gallu amrywio.

Eich hawliau:

Mae’r hawl gennych i wneud y canlynol o dan GDPR y DU:

• Cael mynediad i gopi o’ch data eich hun;
• Gofyn inni gywiro anghysondebau yn y data hwnnw;
• Gwrthwynebu prosesu neu gyfyngu arno (o dan amgylchiadau penodol);
• Gofyn inni ‘ddileu’ eich data (o dan amgylchiadau penodol);
• Gwneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Cyllid Grant Llywodraeth Cymru Bydd yr holl wybodaeth a gyflwynir i ni yn unol â chyllid Digwyddiad Cymru, gan gynnwys unrhyw ddata personol a gasglwn yn cael ei rheoli yn unol â'r cyngor yn y canllawiau hyn a Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru ar gyfer Grantiau

Manylion cyswllt

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch manylion y gweithgareddau marchnata yn y polisi hwn, anfonwch e-bost at: meetinwales@gov.cymru.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut mae Llywodraeth Cymru’n trin eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion cyswllt canlynol:

Cyfeiriad: Y Swyddog Diogelu Data, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ.

E-bost: DataProtectionOfficer@llyw.cymru.

Os hoffech gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth, gallwch ddefnyddio’r manylion cyswllt canlynol:

Cyfeiriad: The Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113.

Gwefan: www.ico.org.uk

Pan fyddwch yn cofrestru i fod yn un o bartneriaid diwydiant Croeso Cymru / Digwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru  naill ai drwy:

• gofrestru i dderbyn cylchlythyr Cwrdd yng Nghymru i’r diwydiant
• cofrestru fel partner ar stondin Croeso Cymru yn ein digwyddiadau busnes i fusnes neu ar stondin Cymru mewn digwyddiadau ar gyfer cyflenwyr, 
• cyflenwi gwasanaethau ar gyfer ymweliadau ymgyfarwyddo 
• hunan gofrestru ar ein gwefan fel cyflenwr o Gymru ar gyfer digwyddiadau busnes,
• cynrychiolydd y diwydiant o Ddigwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru, naill ai ar gyfarfodydd generig y grŵp diwydiant ac arweinydd cynnyrch digwyddiadau busnes, a/neu fel cynrychiolydd ar ran grŵp penodol ar gyfer Digwyddiadau Busnes, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i Grŵp Cynhadledd Llysgennad Cymru neu Grŵp Cynghori ar Ddiwydiant Digwyddiadau Cymru.

Gallwn ofyn ichi am wybodaeth bersonol. Mae angen yr wybodaeth hon arnom er mwyn arfer ein hawdurdod swyddogol. Ein swyddogaeth fel Llywodraeth Cymru yw masnachu a hyrwyddo Cymru i'r diwydiant teithio yn y DU a thramor fel cyrchfan cyfeillgar i ddigwyddiadau busnes. Un o brif elfennau ein swyddogaeth yw hwyluso, hyrwyddo a chynorthwyo’r ffordd y caiff cynhyrchion a gwasanaethau digwyddiadau busnes eu gwerthu yng Nghymru, a thrwy wneud hynny, hyrwyddo busnesau Cymru ar yr un pryd. Felly, bydd yr wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chasglu yn cynnwys:

• Eich enw busnes a’ch teitl swydd ac enwau unrhyw gydweithwyr, er enghraifft cynrychiolwyr ychwanegol, neu gydweithiwr a enwebwyd i dderbyn gwybodaeth yn eich absenoldeb
• Rhif ffôn cyswllt, cyfeiriad e-bost a gwybodaeth am gysylltiadau mewn argyfwng lle bo’n berthnasol megis presenoldeb mewn digwyddiadau ar stondin Cymru.

Byddwn yn prosesu'r wybodaeth hon at y dibenion a ganlyn:

• Er mwyn cymryd archebion ar stondinau digwyddiadau neu i drefnu ymweliadau ymgyfarwyddo ac i ymdrin â cheisiadau busnes
• I roi cyfle ichi fod yn Bartner Digwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru y bydd Digwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru yn rhan ohonynt
• Gofyn am luniau, straeon newyddion a chynnwys arall i helpu i hyrwyddo Cymru ar gyfer Digwyddiadau Busnes neu Ddigwyddiadau Cymru
• Byddwn yn rhoi eich manylion i gleientiaid busnes posibl sydd â diddordeb mewn dod â busnes i Gymru
• Yn dilyn digwyddiadau neu gyfarfodydd gyda darpar gleientiaid o Gymru, bydd aelod o Ddigwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru yn cysylltu â chi i drafod unrhyw ymholiadau sy'n deillio o ddigwyddiadau sy'n berthnasol i'ch cwmni chi er mwyn ichi gysylltu’n uniongyrchol â’r cleient
• Pan fyddwn yn gweithio gyda chi'n uniongyrchol gydag adrannau eraill Llywodraeth Cymru sy'n cyfateb i’ch cynnyrch megis ond heb fod yn gyfyngedig i Farchnata Busnes a Marchnata Twristiaeth, neu drwy gontractwr i gefnogi darpariaeth busnes fel, ond nid yn gyfyngedig i; gwasanaethau rheoli digwyddiadau, Rhaglen Cynadledda Llysgennad Digwyddiadau Busnes Cymru, addysg a sgiliau, ymweliadau cynefino, cwmnïau cysylltiadau cyhoeddus, cwmnïau ymchwil etc, byddwn yn darparu eich manylion i gyswllt penodedig yn y cwmni i gysylltu'n uniongyrchol ag ef/hi. Gellir cysylltu naill ai drwy e-bost, dros y ffôn, cyfarfodydd ar-lein neu yn bersonol at ddibenion cynllunio, ymgysylltu, a chyfarfodydd fel rhan o'r maes busnes gofynnol.  
• Byddwn yn rhoi eich manylion i gwmni ymchwil trydydd parti er mwyn darparu ystadegau ymchwil a gwybodaeth i Lywodraeth Cymru a fydd yn dylanwadu ar bolisi a chynllunio at y dyfodol
• Os ydych wedi bod i un o'n digwyddiad Busnes i Fusnes, byddwn yn anfon arolwg ar ôl y digwyddiad atoch i'w lenwi a fydd yn cael ei ddefnyddio i lywio unrhyw benderfyniadau yn y dyfodol sy'n ymwneud â gwaith cyflenwi Cymru gan gynnwys presenoldeb mewn digwyddiadau
• Byddwn yn defnyddio'r manylion y byddwch yn eu darparu yn y templedi adrodd a ddarparwn i chi yn rheolaidd i fesur a chadw llygad ar ddatblygiad busnesau sy'n gysylltiedig yn uniongyrchol â'r niferoedd sy'n mynd i ddigwyddiadau neu gymryd rhan mewn ymweliadau ymgyfarwyddo fel rhan o raglen cyflenwi Digwyddiadau Cymru/Cwrdd yng Nghymru
• Oni bai bod trefniadau eraill wedi eu gwneud gyda'r Diwydiant yng Nghymru, bydd y cwmnïau uchod yn dinistrio data personol ar ddiwedd cyfnod y contract.

Os nad Digwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru yw prif drefnydd y digwyddiad, bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhoi i drefnwyr digwyddiadau a stondinwyr trydydd parti i gymryd archebion; caiff hyn ei nodi ar ffurflenni archebu digwyddiadau. Os ydych chi, fel partner diwydiant Digwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru, wedi cytuno i gael eich cynnwys mewn ymweliad ymgyfarwyddo a gynhelir naill ai gan Ddigwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru neu gontractiwr/trefnydd trydydd parti megis VisitBritain, byddwn yn trosglwyddo eich manylion cyswllt er mwyn trefnu archebion. Ni fydd unrhyw wybodaeth bersonol am unigolion sy'n gweithio mewn cwmnïau yn cael ei rhannu gyda sefydliad trydydd parti nad yw'n gysylltiedig â'r gwaith a wneir gan Ddigwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru, fel y nodir uchod.

Byddwn yn cadw'r manylion ar weinydd diogel am ddeng mlynedd ar ôl y dyddiad y cysylltwyd â chi ddiwethaf. Mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar Ddigwyddiadau Cymru / Cwrdd yng Nghymru, fel rhan o Lywodraeth Cymru, i gadw trywydd archwilio o bartneriaid Cymru sy'n mynd i ddigwyddiadau. Bydd y diwydiant yn defnyddio'r wybodaeth hon fel tystiolaeth o bresenoldeb wrth ddarparu adroddiadau i gyfiawnhau a nodi gwerth ar wariant y cyhoedd. Gallai hynny fod o fudd i’r cyhoedd.

Mae gennych yr hawl i weld y data personol yr ydym yn eu prosesu amdanoch, i gywiro unrhyw wallau, mewn rhai amgylchiadau i wrthwynebu eu prosesu neu ddileu eich data, ac i gyflwyno cwyn. Byddwn yn diweddaru eich manylion personol wrth ichi roi gwybodaeth newydd inni.

Gallwch ddysgu mwy am ba wybodaeth sydd gan Croeso Cymru amdanoch chi a'ch busnes drwy anfon e-bost i meetinwales@gov.wales

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut rydym yn trin eich data personol, cewch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF01 3NQ
Cyfeiriad E-bost: DataProtectionOfficer@llyw.cymru

Cewch hefyd anfon cwyn at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, yr awdurdod goruchwylio ar gyfer diogelu data yn y DU:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ffoniwch - Llinell gymorth 029 2067 8400 (Llinell Gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (Llinell Gymorth y DU) 
Gwefan: www.ico.org.uk

Rydym ni, sef tîm Cwrdd yng Nghymru Croeso Cymru, yn ystyried bod eich preifatrwydd yn fater pwysig. Croeso Cymru yw’r adran o fewn Llywodraeth Cymru sy’n gyfrifol am farchnata twristiaeth.

Os byddwch yn cofrestru i dderbyn cylchlythyr Cwrdd yng Nghymru i’r diwydiant ni fyddwn ond yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer gweinyddu eich cyfrif a sicrhau eich bod yn derbyn y nwyddau a’r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt gennym. 

Byddwn yn anfon y newyddion diweddaraf atoch am ddigwyddiadau busnes yng Nghymru, gan gynnwys diweddariadau cyffredinol, cynlluniau, manylion am ddigwyddiadau ac arddangosfeydd, ymweliadau cyfarwyddo a gwahoddiadau i gyfarfodydd y diwydiant y gallech fod â diddordeb ynddynt, gan ddibynnu ar eich swydd, natur eich cwmni a’ch lleoliad.  

Mae croeso i chi ddatdanysgrifio ar unrhyw adeg drwy glicio ar y ddolen ddatdanysgrifio mewn unrhyw e-bost a anfonwyd gennym neu drwy anfon e-bost at cwrddyngnghymru@llyw.cymru. Cewch hefyd gysylltu â chanolfan cyswllt Croeso Cymru am ddim yn y DU a Gweriniaeth Iwerddon ar 0333 006 3001 yn ystod yr oriau agor rhwng 09:00 a 17:00, dydd Llun i ddydd Gwener, ar wahân i Ddydd Nadolig, Gŵyl San Steffan a Dydd Calan.

Gan ddilyn arferion safonau y diwydiant, os byddwch yn datdanysgrifio caiff eich cyfeiriad e-bost ei gadw ar restr atal i sicrhau na fyddwch mwyach yn cael e-byst gan Groeso Cymru. Rydym yn diweddaru’n manylion cyswllt yn rheolaidd a byddwn yn tynnu’ch manylion oddi ar ein system os nad ydych yn agor unrhyw e-byst gennym dros gyfnod o dair blynedd.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut rydym yn trin eich data personol, cewch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru:

Swyddog Diogelu Data 
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ

Cyfeiriad e-bost DataProtectionOfficer@llyw.cymru

Cewch hefyd anfon cwyn at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, yr awdurdod goruchwylio ar gyfer diogelu data yn y DU:

Cyfeiriad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 

Wycliffe House 
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Llinell Gymorth 029 2067 8400 (Llinell Gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (Llinell Gymorth y DU) 
Gwefan www.ico.org.uk